Herausforderung
Die Philosophische Fakultät der Universität Göttingen bietet viele unterschiedliche Studiengänge als Master-Vertiefungsstudium an. Sie unterscheiden sich in Zugangsvoraussetzungen wie auch in den erforderlichen Daten. Die Universität hatte bis dato mit komplexen Word-Dokumenten gearbeitet, die zwar eine kleine Anzahl an Prozessen vereinfachten, allerdings große Hürden und Fehlerquellen für Bewerbende eröffneten. So mussten sich Studierende bei der Bewerbung zutiefst mit der Prüfungsordnung auseinandersetzen, um überhaupt die Bewerbung ausfüllen zu können. Die resultierte, vor allem für kleinere Studiengänge, in sinkenden Bewerberzahlen.
Lösungsansatz
Um einen Medienbruch, der durch die Überführung von separaten Word-Dokumenten in Excel-Tabellen entsteht, möglichst zu vermeiden, war ein logischer Schritt im Digitalisierungsprozess die Konzeption einer webbasierten Anwendung für das universitäre Intranet. Dadurch konnten Fehlerquellen im Übertrag der Daten vermieden und dem Bewerber einen einfachen Zugang zur Bewerbung eröffnet werden.
Alle Daten, die verarbeitet werden, befinden sich dabei nach der Eingabe ausschließlich auf den Servern der Universität. Prozesse wie der automatische Versand von E-Mails und das Erstellen von Bewerbermappen wurden vollständig digitalisiert und automatisiert.
Bewerbungsablauf
Im öffentlichen Portal werden die Bewerber zunächst durch den Bewerbungsprozess geführt, der im Verwaltungsbereich durch Administratoren individuell konfiguriert werden kann. Die Bewerbungsmappe wird automatisch erzeugt und dem Bewerber als Download angeboten.
Berechtigte Gruppen können im Managementbereich auf die Daten zugreifen und Zulassungsprozess steuern. So können Studiengangskoordinatoren auf die Daten zugreifen, Nachträge einfügen und Mappen erstellen. Die Auswahlkommission hat nun die Wahl den Bewerber entweder mit Kommentaren zu versehen oder direkt zu votieren. Dabei ist es den persönlichen Vorlieben des Prüfenden überlassen, sich die Mappe als PDF-Dokument zu laden und das Bewerberprofil direkt online anzuschauen.
Die Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit ist gewährleistet.
