Da Zulassungsbescheide immer an gewisse Modalitäten und Auflagen gebunden sind, muss ein digitales System zur Erstellung der Bescheide flexibel und für einige Sonderfälle gerüstet sein. Der Workflow der digitalen Zulassungsbescheide ist ein effizienter Weg, Zulassungsbescheide und konditionale Zulassungsbescheide zu erstellen. Die Zulassungsauflagen aus den jeweiligen Prüfungsordnungen sind im System hinterlegt; das müssen sie schon alleine aus dem Grund, da die Auswahlkommission sich darüber vernetzen.

Da die Voraussetzungen der jeweiligen Studiengänge bereits im System hinterlegt sind, bot es sich an einen Assistenten zu integrieren, der automatisiert Textbausteine und Konditionen zu Bescheiden zusammenfügt. Der Prozess vor der Digitalisierung des Bewerbermanagements war aufwändig und zeitraubend, so dass aus den Prüfungsordnungen in verschiedenen Textdokumenten Passagen heraus kopiert, Konditionen händisch erstellt und Informationen über den Bewerber aus Excel-Tabellen gezogen werden mussten, um diese in einem neuen Vorlagendokument zusammenzufügen.

Die größte Herausforderung bei der Konzeption des Assistenten war die Abbildung zahlreicher Sonderfälle im System. Nicht nur, dass für ausländische Studierende, deutsche Studierende, Erasmus-Studierende und Wechselstudierende verschiedene Konditionen in den Prüfungsordnungen formuliert sind, sondern auch, dass diese ebenso heterogene Auflagen mit sich bringen. Ein Beispiel stellt eine/n Studentin/en dar, die von der Hochschule an die Universität wechselt, jedoch noch Credits in speziellen Fachbereichen oder Sprachen braucht.

Beispiel für die Auswahl einer Kategorie / Überschrift:

Bescheide werden durch eine Auswahl an smarten Variablen in einem Editor erstellt.

Bescheide werden automatisch in der Corporate Identity der Universität oder des Instituts angelegt. Diese kann auch nach Aufsetzen des System konfiguriert werden.