Die Digitalisierung schreitet weiter voran. Als Gesellschaft versuchen wir alle nötigen und manchmal lästigen Dinge des Alltags in digitale Form zu bringen. Doch manchmal verstecken sich noch analoge Workflows in pseudo-digitalen Vorgängen. Ganz häufig ist dies bei Vorgängen der Fall, bei denen Daten in eine Tabelle (Datenbank) eingetragen werden, um sie digital, durchsuchbar und weiterverarbeitbar zu machen. Oftmals sind bloße Tabellenlösungen aber nur eine Verlagerung des eigentlichen Problems in eine digitale Umgebung. Vor allem, wenn diese eine Tabelle von vielen Nutzern gleichzeitig benutzt und bearbeitet wird.

Mit dieser Herausforderung sah sich auch die Beratungsstelle der Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst Hildesheim/Holzminden/Göttingen (HAWK) konfrontiert. Da sie nicht nur mit mehreren Personalgruppen (Beratungsteam und Infoteam), sondern auch an mehreren Standorten agiert, stieß die Tabellenlösung schnell an die Grenzen. Benötigt wurde eine Software, am besten eine Web-Applikation, in der die Beratungsvorgänge schnell angelegt werden, Nutzer gleichzeitig arbeiten und die Beratungsvorgänge statistisch aufbereitet werden können.

Die Konzeptionsphase ist für uns die wichtigste Phase des Projektes. Nur hier können wir direkt den Umfang des Projektes abstecken und sehen, was den Nutzer:innen der Software wirklich am Herzen liegt. Neben Fragen und Verstehen ist die Skizze das mächtigste Werkzeug in unserem Toolkit. Während der Videositzung skizzieren wir für alle sichtbar Interfaces, Workflows und besprechen direkt und nah am letztendlichen Produkt z.B. welche Auswahlmöglichkeit einer Multi-Auswahl mehr Sinn ergibt. 

Durch die Konzeptionsphase war die Richtung für die Entwicklung klar. Fragen wurden geklärt, die visuelle Konzeption stand. In der Ausführungsphase treten immer wieder Fragen auf, die wir nur mit den Kunden klären können. Viele davon sind sogenannte "Convenience-Fragen". Hier bringen wir in Erfahrung, welche der Designentscheidungen das Leben der Nutzer:innen am einfachsten macht. Wo positionieren wir welchen Button? Muss man nach oben scrollen, um zur vorherigen Seite zu gelangen? Ausklappbares Ziehharmonika oder lange Liste? Dabei überlegen wir, was für uns die sinnvollste Lösung ist und ändern diese im Nachhinein auf Wunsch.

Die eingegebenen Informationen dienen nicht nur der Archivierung, sondern geben auch Aufschluss über wiederkehrende Vorgänge. Um diese Erkenntnisse sichtbar zu machen, bedarf es einer geordneten Darstellungsweise; am besten in Form von Diagrammen und Statistiken.
Hierbei können über verschiedene Filtermöglichkeiten die gesuchten Werte gefiltert und im Anschluss direkt eingesehen werden.