Zettelwirtschaft ade

Viele Architekturbüros nutzen To-Do Listen, Programme für Protokolle und / oder schreiben sie per Hand auf Papier. Doch wie behält man bei langen Projekten die Übersicht?
Unser Anspruch für Architekt Connect ist der Blick auf das wirklich Wesentliche im Arbeitsalltag. Warum also für einen Workflow drei verschiedene Programme und Medien nutzen?

Mit dem Bautagebuch-Feature schaffen wir die Möglichkeit für Architekten Baustellenbegehungen und Besprechungsprotokolle sinnvoll zu erstellen sowie zu archivieren. Entweder als Übersicht gemeinsam, oder getrennt nach Begehungen und Besprechungsprotokollen, dem Datum nach sortiert und automatisch sinnvoll nummeriert. So lässt sich leicht Bezug nehmen.

Baustellentagebuch

Baustellenbegehungen sind aus dem Alltag eines Architekten nicht wegzudenken – genauso wenig wie das dazugehörige Protokoll. Protokolle ermöglichen eine Dokumentation von noch notwendigen Arbeiten, Fehlern und Umwelteinflüssen, auf die spätere Probleme zurückgeführt werden können.

Mit Architekt Connect sind diese nun auf die Anforderungen angepasst und werden digital geschrieben und gespeichert. Organisch aus den Erfahrungen unserer Partnerbüros gewachsen, deckt das Bautagebuch-Feature folgende Bereiche vollautomatisch ab:

Automatische Datumserkennung
Automatische Wetterdaten (Temperatur, Luftfeuchte, Windgeschwindigkeit, Bewölkung)
Vorschau der angefügten PDFs oder Bilder
Erstellung von To-Dos aus Einträgen

Datum

Das Datum wird inklusive der Kalenderwoche angezeigt und am Tag der Erstellung automatisch auf "heute" gesetzt.

Wetterdaten

Aktuelle Wetterdaten werden automatisch am Tag der Begehung eingesetzt – kein zusätzliches Googlen mehr.

Dokumente hinzufügen

Problemlos Bilder oder PDF-Dokumente zum Begehungsprotokoll hinzufügen und mit den wichtigen Informationen verknüpfen. Dateien werden direkt mit Vorschaubild angezeigt.

Nachbereitung

Eintrag hinzufügen, Daten bearbeiten oder als PDF exportieren mit nur einem Klick.

Einträge

Im Begehungsprotokoll zielgerichtet festhalten welcher Partner welche Aufgabe erledigen muss. Gewerk, Frist und die zuständige Firma auswählen, mit Bildern dokumentieren und schon ist die Beobachtung gesichert.

Besprechungsprotokolle

Als zweiter großer Punkt im Protokoll-Kosmos stehen die Besprechungsprotokolle. Vor allem in langfristigen Projekten ist eine lückenlose Protokollierung der verteilten Aufgaben und Verantwortungen unabdingbar.

Unter dem Label der Besprechungsprotokolle können Architekten in Architekt Connect nun einfach das Problem der lückenlosen Dokumentation lösen. Alle Daten, Teilnehmer, Gäste, Aufgaben und Medien werden zentral in einem Dokument erfasst und abgespeichert. Über einen komfortablen PDF-Export lassen alle eingetragenen Daten schnell verschicken oder zusätzlich extern archivieren.

Die Anzahl der noch offenen To-Dos und besprochenen Aufgaben werden transparent mit einem Icon dargestellt und sorgen für Übersichtlichkeit. Ein vorgeschlagener Workflow eines unserer Partnerbüros sieht vor, dass die noch offenen To-Dos eines Projektes aus den Baustellentagebüchern und Besprechungsprotokollen in jedem neuen Protokoll angezeigt werden. So können die Partner diese als ersten Punkt besprechen, um sich die jeweiligen Aufgaben in Erinnerung zu rufen und schon Erledigtes abzuhaken. In den Einstellungen lässt sich dieser Workflow ein- oder ausschalten.

Offene To-Dos

Auf einen Blick erkennen wie viele offene Aufgaben in diesem Protokoll zu finden sind. Die Zahl im Icon ändert sich dynamisch mit der Anzahl der offenen To-Dos.

Sitzungsdaten

Alle Teilnehmer der Besprechung werden mit einem Klick hinzugefügt und Gäste im Freitextfeld eingetragen. Das Protokoll wird automatisch an alle Beteiligten versandt.

Alte To-Dos

Als Workflow von Partnerfirmen vorgeschlagen befinden sich alte, noch offene, To-Do Punkte ebenfalls im Protokoll, die als erster Tagesordnungspunkt besprochen und dementsprechend abgehakt werden können.